01.02.025: E-Rechnung wird Pflicht für Unternehmen
Was haben Italien, Polen, Spanien, Frankreich, Dänemark, Belgien und Slowenien gemeinsam?
In diesen Ländern gibt es die so genannte E-Rechnung bereits. Durch das Wachstumschancengesetz zieht Deutschland nach und schafft zumindest eine Struktur für die schrittweise künftige Umstellung auf digitale Abrechnungen.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für die Praxis und wann müssen Sie als Unternehmer konkret handeln?
Die Beantwortung erfordert zunächst folgende Begriffsklärung:
E-Rechnungen sind Rechnungen, die in einem genormten, strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Sonstige Rechnungen sind sämtliche Rechnungen, die in einem anderen Format (zum Beispiel als PDF-Datei oder als Papierrechnung) übermittelt werden.
Die E-Rechnung bedeutet noch nicht das flächendeckende sofortige Aus für die Papierrechnung oder PDF-Rechnungen; diese sind weiterhin zulässig; will ein Unternehmer mit sog. „Sonstigen Rechnungen“ abrechnen, zum Beispiel per E-Mail und PDF- Anhang, muss er die Zustimmung des Empfängers einholen.
Ab 1.1.2025 greift die Verpflichtung, E-Rechnungen zu empfangen; eine erhaltene E-Rechnung können Sie nicht zurückweisen oder als Papierrechnung anfordern. In einem ersten Schritt wird die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen bei Leistungen zwischen zwei inländischen Unternehmern (sog. Inländisches B2B Geschäft) eingeführt. Es gibt jedoch einige Ausnahmen und abhängig von der Unternehmensgröße gelten verschiedene Übergangsfristen. Auf die wichtigsten Punkte der umfassenden Verpflichtungen gehen wir im Folgenden ein:
Für alle Unternehmen gilt eine Übergangsfrist bis 31.12.2026. Bis dahin können auch noch sonstige Rechnungen (vgl. oben) versandt werden. Ab 2027 sind dann Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 800.000 EUR übersteigt, im inländischen B2B Geschäft verpflichtet, E-Rechnungen nach den neuen Formatvorgaben auszustellen. Ernst wird es für alle Unternehmen ab 2028: Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen im B2B Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
In der gebotenen Kürze können wir an dieser Stelle das Thema nicht umfassend erläutern. Auf unserer Website finden Sie jedoch in der Rubrik Leitfäden/Unternehmer eine ausführliche Information mit dem Titel: „Elektronische Rechnungen“. Gerne verweisen wir Sie auf diese Broschüre zur weiteren Lektüre. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, zeitnah mit dem Hersteller Ihrer betrieblichen Software zu diesem Thema Kontakt aufzunehmen.