Home-Office
Bundesarbeitsminister Heil sorgte mit dem Vorschlag, ein Gesetz mit Rechtsanspruch auf Home-Office einzuführen, für Schlagzeilen in den Medien.
Ob dieser Anspruch tatsächlich gesetzlich verankert wird, bleibt abzuwarten. Arbeitgeberverbände haben zwischenzeitlich gegen diesen Vorstoß energisch protestiert.
Wie auch immer die Entscheidung ausfällt: Klar ist schon jetzt, dass sich die Ausrichtung unseres Arbeitslebens in den letzten Wochen dauerhaft verändert hat. Home-Office wurde „vor der Krise“ zwar in Einzelfällen praktiziert, ein flächendeckendes Arbeiten von zu Hause war bis vor Kurzem aber kaum vorstellbar.
Welche Konsequenzen das für die Arbeitswelt in Zukunft hat, bleibt abzuwarten.
Aus steuerlicher Sicht können Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer nur geltend gemacht werden, wenn
- dem Arbeitnehmer kein Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung steht (Kosten bis 1.250,- €/Jahr abzugsfähig) oder
- wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen und betrieblichen Tätigkeit darstellt.
Im letzteren Falle sind die anfallenden Kosten unbeschränkt als Werbungskosten bzw. als Betriebsausgaben bei Selbstständigen abzugsfähig.
Auch in diesem Punkt wird bereits diskutiert, ob die flächendeckende Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers oder – wenn ein separater büromäßig ausgestatteter Raum zu Hause nicht zur Verfügung steht – die Nutzung der „Arbeitsecke“ in der Wohnung steuerlich mit angemessenen Pauschalbeträgen berücksichtigt werden kann.
Für den Fall, dass die Finanzverwaltung zumindest vorübergehend von den strengen Anwendungsregelungen für das häusliche Arbeitszimmer abweicht, werden wir Sie in unseren weiteren Informationen in Kenntnis setzen.
Bis in diesem Punkt Klarheit herrscht, sollten Arbeitnehmer zumindest zeitnah dokumentieren, an welchen Tagen sie das Home-Office genutzt haben.
Im Nachgang zur bestehenden Krise wird es sicherlich notwendig sein, in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen die Nutzung eines Home-Office zu regeln. Wichtige Aspekte wie z.B. Datenschutz wurden auf Grund der gebotenen Eile bei der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen sicher nicht in allen Fällen ausreichend berücksichtigt.
Die Anschaffung von Arbeitsmitteln wie z.B. Computer, Drucker, Bildschirm etc. durch Arbeitnehmer, die diese Geräte für berufliche Zwecke einsetzen, ist unabhängig von der steuerlichen Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers steuermindernd bei den Werbungskosten zu berücksichtigen. Gegebenenfalls muss für die Privatnutzung ein entsprechender Anteil gekürzt werden.
Die Tätigkeit aus dem Home-Office unterliegt den gleichen rechtlichen Vorgaben wie das Arbeiten im Büro. Sie als Arbeitgeber sind daher weiterhin für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verantwortlich und haften für Datenschutzverstöße aus dem Wohnzimmer Ihrer Mitarbeiter genauso wie für Verstöße im Büro, obwohl keine direkte Einflussmöglichkeit auf das Wohnzimmers Ihres Mitarbeiters besteht.
Deshalb ist es umso wichtiger, dass jetzt Arbeitgeber die richtigen Vorbereitungen treffen. In Einzelfällen bietet das Home-Office wesentlich mehr unternehmerische Chancen als Risiken.
Folgende Punkte sollten Sie im Blick haben:
- Stellen Sie Ihren im Home-Office arbeitenden Mitarbeitern die erforderliche IT-Ausstattung zur Verfügung.
- Ermöglichen Sie die Verschlüsselung von Datenträgern und stellen Sie eine Möglichkeit zur Vernichtung personenbezogener/sensibler Daten zur Verfügung.
- Erlauben Sie den Zugriff auf Ihr Netzwerk nur über eine sichere VPN-Verbindung.
- Verabschieden Sie, falls noch nicht geschehen, eine „Home-Office-Richtlinie“, die Ihren Mitarbeitern einen Leitfaden für den Umgang mit der IT-Infrastruktur, aber auch mit personenbezogenen Daten vorgibt.
Im Haftungsfall oder bei einer Kontrolle durch die Datenschutzaufsicht können Sie so nachweisen, dass Sie Anstrengungen unternommen haben, um den eigenen Pflichtenkreis bestmöglichst abzudecken.
Belehren Sie die Arbeitnehmer nochmals ausdrücklich über vermeintlich selbstverständliche Vorgehensweisen im Home-Office, z.B.:
- Arbeitsunterlagen sind sicher zu verwahren und vor der Einsichtnahme durch Dritte (Mitbewohner, Familienmitglieder etc.) zu schützen.
- Telefonate sind so zu führen, dass keine Dritten „mithören“ können.
- Unterlagen sind vor einer Entsorgung zu schreddern oder – falls diese Möglichkeit im Home-Office nicht besteht, zu sammeln und zu einem späteren Zeitpunkt datenschutzsicher im Büro zu vernichten.
- Die Nutzung privater Speichermedien (USB-Sticks) ist untersagt.