Kassennachschau/Neuer Anwendungserlass des Ministeriums
Die Kassennachschau ist ein Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme in die Buchführung und kann seit 1.1.2018 ohne vorherige Ankündigung durch das Finanzamt vorgenommen werden. Wir hatten über die Grundzüge dieses neuen Prüfungsverfahrens bereits in unseren früheren Mandanteninformationen berichtet. Obwohl die Neuregelung bereits ab 1.1.2018 zur Anwendung kommt, hat das Ministerium erst mit BMF-Schreiben vom 29.05.2018 zu den Einzelheiten der Neuregelung Stellung genommen. Es ist kein Einzelfall, dass die Verwaltung zu neuen Gesetzen erst Monate nach deren Einführung Berater und Steuerpfl ichtige über Einzelheiten der Neuregelungen informiert. Der Kassennachschau unterliegen nicht nur Registrierkassen, sondern auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte aber auch die sogenannte „offene Ladenkasse“.
Unter dem Begriff „offene Ladenkasse“ versteht man die Kassenführung ohne Einsatz von technischen Hilfsmitteln, somitdie Aufbewahrung von Bareinnahmen in Geldbeutel/Geldkassette, ohne dass elektronische Aufzeichnungen vorgenommen werden. In diesen Fällen muss der Unternehmer täglich einen sogenannten Kassenbericht erstellen.
Zu den Rechten und Pflichten des Prüfers bei der Kassennachschau sind noch folgende Punkte anzuführen:
Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pfl icht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z.B. auch für Testkäufe/Testverzehr der Prüfer.
Die Kassennachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung oder ein Testkauf/ Testverzehr erfolgen. Zu Dokumentationszwecken ist der Prüfer auch berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren.
Sobald der Prüfer der Öffentlichkeit nicht zugängliche Geschäftsräume betreten will, den Steuerpfl ichtigen auffordert, Aufzeichnungen vorzulegen oder Einsichtnahme in die digitalen Daten oder deren Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangt, muss er sich ausweisen.
Der Prüfer darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten eigene oder gemietete Geschäftsgrundstücke bzw. Geschäftsräume des Steuerpflichtigen betreten. Dies schließt auch Fahrzeuge ein. Soweit im Unternehmen schon gearbeitet wird, ist dies auch außerhalb der Geschäftszeiten/Öffnungszeiten möglich. Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Kassennachschau jedoch nicht. Das bloße Betreten und Besichtigen von Räumen ist noch keine Durchsuchung.
Der Prüfer kann im Rahmen seines Ermessens einen sogenannten Kassensturz verlangen, da die Kassensturzfähigkeit ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen darstellt. Darüber hinaus werden die Prüfer nach den Testkäufen/Testverzehr detailliert prüfen, ob der von ihnen vorgenommene Testkauf auch ordnungsgemäß aufgezeichnet wurde.
Die Kassennachschau ist keine Außenprüfung, so dass weder eine Schlussbesprechung stattfindet noch ein Prüfungsbericht erstellt wird. Sollte allerdings aufgrund der Kassennachschau Besteuerungsgrundlagen geändert werden, ist dem Steuerpflichtigen rechtliches Gehör zu gewähren.
Rechte und Pflichten des Unternehmers:
Ist der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend, jedoch Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen, haben diese die Pflichten des Steuerpflichtigen zu erfüllen. Daher ist es wichtig, dass Sie auch Ihre Angestellten, die mit der Bedienung der Kassensysteme vertraut sind, von der Möglichkeit der Kassennachschau informieren und entsprechende Verhaltensmaßnahmen mit ihnen besprechen. Die Kassennachschau ist ein Verwaltungsakt, der formlos erlassen werden kann, es gibt daher keinen schriftlichen Prüfungsauftrag, der vorgelegt werden kann. Allein die mündliche Erklärung und das Vorzeigen des Ausweises durch den Prüfer verpflichten den Unternehmer zur Mitwirkung im Rahmen der Kassennachschau.
Welche Daten/Unterlagen müssen vorgelegt werden?
Sie müssen nach § 146 b Abs. 2 AO auf Verlangen des Prüfers Einsichtnahme in Ihre digitalen Kassenaufzeichnungen sowie die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen gewähren. Der Prüfer kann auch verlangen, dass die gespeicherten Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.
Viele Kassenhersteller bieten spezielle Software an, um die im herstellerspezifischen Format erzeugten Kassendaten in ein Format zu konvertieren, welches durch die vom Finanzamt eingesetzte Prüfersoftware ausgewertet werden kann. Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig darüber zu informieren, wie die gespeicherten Daten für einen Prüfer ausgewertet werden können, damit bei einer Kassennachschau kein übermäßiger zeitlicher Verzug entsteht.
Bitte sorgen Sie auch dafür, dass Verfahrensdokumentationen wie Betriebsanleitung, Protokoll über nachträgliche Programmänderung etc. griffbereit vorliegen. Allein das Fehlen dieser Unterlagen ist Anlass zu Beanstandungen und eröffnet dem Prüfer die Möglichkeit, ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung überzugehen. Ob dies vorgenommen wird oder nicht ist Ermessungsentscheidung des Prüfers. In einem solchen Fall muss der Beginn der Außenprüfung nach erfolgter Kassennachschau unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig gemacht werden und ist Ihnen schriftlich mitzuteilen. Dieser schriftliche Übergangshinweis ersetzt die eigentlich notwendige Prüfungsanordnung.
Sollten Sie zu diesem Themenbereich weitere Fragen haben, stehen wir natürlich gerne zur Verfügung.