Kassennachschau – sind Sie und Ihre Mitarbeiter vorbereitet?
Bargeldintensive Betriebe können ohne vorherige Ankündigung jederzeit im Rahmen der sog. Kassennachschau geprüft werden. Über diese Möglichkeit hatten wir bereits mehrfach in unseren aktuellen Informationen berichtet.
Wir möchten Sie an dieser Stelle nochmal für das Thema sensibilisieren, da möglicherweise zwischenzeitlich Änderungen im Personalbestand oder Betriebsablauf eingetreten sind.
Ab dem Zeitpunkt, an dem ein Kassenprüfer sich zu erkennen gibt, sollten Ihre Mitarbeiter und Sie wissen, was zu tun ist. Sinnvoll ist es, einen Ordner für die Kassennachschau anzulegen, der die Kassenorganisationsunterlagen in Kopie enthält. Dann hätten Sie
– das Protokoll der Ersteinrichtung sowie
– Änderungsprotokolle,
– Bedienungsanleitung der Kasse sowie
– Kopie des TSE-Zertifikates
sofort im Zugriff, auch wenn diese Unterlagen in modernen Kassen teilweise unter einem Zahlencode enthalten sind. Weiterhin wird der Prüfer nach Dienstanweisungen zur Kassennutzung fragen. Typische Dienstanweisungen sind z.B., dass alle Umsätze einzeln zu bonieren sind und Abrechnungen nach Zahlungswegen erfasst werden müssen. Ist in Ihren Unterlagen geregelt, welcher Mitarbeiter überhaupt kassieren darf? Wer für das Kellnerportemonnaie und den Wechselgeldbestand verantwortlich ist?
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Organisation auf die oben angeführten Punkte hin zu überprüfen und – falls noch nicht erfolgt – eine entsprechende Verfahrensdokumentation anzulegen, damit Sie für eine Kassennachschau gerüstet sind.