Vorsicht beim elektronischen Fahrtenbuch
Ein elektronisches Fahrtenbuch erleichtert es insbesondere „Vielfahrern“, ein Fahrtenbuch für steuerliche Zwecke ordnungsgemäß zu führen. Auch wenn diverse Anbieter hier mit der Aussage „finanzamtskonform“ o.Ä. dem Kunden etwas anderes suggerieren – reicht aber die Möglichkeit der elektronischen Aufzeichnung allein nicht! Auch ein elektronisches Fahrtenbuch erfordert disziplinierte Eintragungen.
Was ist aufzuzeichnen?
Denn auch hier muss sich der Nutzer an die Spielregeln des Finanzamts halten. Hiernach sind
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute sowie
- Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner
zeitnah und vollständig aufzuzeichnen.
Elektronische Fahrtenbücher zeichnen in der Regel nur die Fahrten mit den durch das GPS-Modul ermittelbaren Angaben der Fahrten auf (d.h. insbesondere Ort und Zeit bei Beginn und Ende) und speichern diese in einer zentralen Datenbank. Die zusätzlich unverzichtbaren Angaben zu den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartnern oder – wenn solche nicht vorhanden sind – die Angabe des konkreten Gegenstandes der dienstlichen Verrichtung müssen aber zwingend vom Anwender ergänzt werden.
Hierbei wird ein Zeitraum von bis zu sieben Tagen nach Abschluss der Fahrt in einem Webportal oder in einer Fahrtenbuch-App noch als ausreichend angesehen.
Bloße Ortsangaben reichen in der Regel nicht!
Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen bei dienstlichen Fahrten nur dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind. Dies gilt auch bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs.
Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Wie sind „unterbrochene“ Fahrten aufzuzeichnen?
Besteht eine einheitliche berufliche Reise auf mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.
Achtung: Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist. Eine solche Unterbrechung stellt z.B. auch die Erledigung privater Einkäufe dar.
Abgleich mit Kilometerständen nicht vergessen!
In einem aktuellen Urteil hat das Finanzgericht Niedersachsen ein elektronisches Fahrtenbuch unter anderem deswegen verworfen, weil dieses zum Teil erhebliche Differenzen der km-Stände zu Werkstattrechnungen und dem TÜV-Bericht aufwies. Die Richter haben klar ausgesprochen, dass ein fehlender Abgleich der tatsächlichen Kilometerstände mit den Aufzeichnungen des elektronischen Fahrtenbuchs zu einer Verwerfung des Fahrtenbuchs führt. Achten Sie daher darauf, die Eintragungen des tatsächlichen Kilometerstandes auch wirklich regelmäßig vorzunehmen und die Aufforderungen des Programms hier nicht zu ignorieren.